Předali jste perfektně odvedenou zakázku, ale peníze na účtu vám za ni ještě nezacinkaly? Ať jste automechanik, stavitel nebo podnikáte v oboru služeb, nenechte si to líbit, za provedenou práci máte na odměnu nárok. Co když se zákazníkovi do zaplacení faktury nechce? Nenechte to jen tak a s úhradou se připomeňte.
Jak postupovat v případě, když vám zákazník nezaplatí?
Pokud je datum splatnosti faktury dávno v minulosti, nenechávejte situaci náhodě. Zákazník se sice může po čase rozpomenout a platbu uhradit, můžete však také narazit na permanentního zapomnětlivce, který neplánuje fakturu uhradit vůbec.
První upomínka
Zapomenout je lidské, zvlášť pokud se nacházíte v hektickém období. To se pak lehce stane, že splatnost faktury uplyne, ani nevíte jak. Pro takové situace můžete mít pochopení, nicméně i v těchto případech jde o vaše peníze, a proto se hodí na vzniklou situaci reagovat. Ideálně e-mailem nebo telefonicky.
Upozornit klienta můžete v podstatě hned první den po splatnosti, nicméně zpravidla se s první upomínkou zákazníci kontaktují do sedmi dní od stanoveného data splatnosti. Pokud se opravdu jedná o nedorozumění, většina zákazníků pak fakturu uhradí obratem.
Nemáte čas hlídat termíny? Usnadněte si práci a fakturaci svěřte fakturačnímu systému Vyfakturuj.cz. S možností automatického odeslání až 3 upomínek o neuhrazeném dokladu zákazníkovi budete mít jistotu, že na proplacení faktury nezapomenete vy ani zákazník.
Při prvním kontaktu buďte mírní a vstřícní, nicméně i přes to zvolte komunikaci tak, aby bylo neplatičovi jasné, že úhradu faktury požadujete a v jakém termínu.
Lámete si hlavu se správnou textací? Mrkněte na internet, vzorů upomínek na nezaplacenou fakturu tam najdete dostatek. Může vypadat například takto.
Další upomínky
První výzva k ničemu nevedla a platba od zákazníka k vám stále nedorazila? Pak neváhejte a připomeňte se znovu.
Tentokrát už neváhejte být důraznější. Jasně mu dejte vědět, jaké negativní důsledky může nezaplacení faktury mít, ať už se jedná o úroky z prodlení nebo smluvní pokutu. Jedná-li se o právnickou osobu, můžete pohrozit zveřejněním jejího jména v registru dlužníků. Jasně ukažte, že situaci nenecháte plavat a pokud to bude nutné, budete vymáhat platbu i soudní cestou.
Zveřejnění dlužníka a předžalobní výzva
Další možností, jak oprávněně vymáhat úhradu faktury, může být už zmíněné zveřejnění dlužníka na internetu, například prostřednictvím Centrálního registru dlužníků.
Zde si však dejte velký pozor, takto zveřejnit lze pouze právnické osoby ! U fyzických osob si v rámci ochrany osobních údajů tento postup nesmíte dovolit!
Pokud z vyjmenovaných možností nic nepomůže, můžete zkusit vydobýt pohledávku cestou soudního sporu.
Tomu dle občanského soudního řádu musí předcházet předžalobní výzva. Jedná se o dokument, ve kterém je dlužník informován o tom, že pokud dotčenou fakturu neuhradí, budete řešit celou záležitost soudní cestou.
Předžalobní výzvu doporučujeme zaslat doporučeně nebo prostřednictvím datové schránky, abyste měli jistotu jejího doručení. Uveďte v ní veškeré potřebné náležitosti smlouvy, výši dluhu a související termíny. Musí být doručena minimálně 7 dní před podáním žaloby.
O její sepsání můžete požádat také advokáta a mělo by v ní být zahrnuto:
- výše dluhu,
- označení dlužníka a věřitele,
- okolnosti vzniku dluhu a specifikace požadovaného plnění (co se po dlužníkovi žádá a proč),
- výzva k úhradě a lhůta k úhradě,
- upozornění na důsledky v případě neuhrazení i včetně informace, že dluh hodláte vymáhat soudně,
- datum a podpis.
Vzor předžalobní výzvy opět najdete na internetu a inspirovat se můžete například tady.
Mnohdy má tento krok na dlužníka silný psychologický efekt a pohledávku raději uhradí, než aby riskoval střet u soudu a s ním spojené výlohy.
Soudní řízení a žaloba
Pokud ani na základě předžalobní výzvy dlužník fakturu neuhradil, nezbývá nic jiného, než situaci vyřešit soudní cestou. Před podáním žaloby je třeba vyčkat alespoň 7 dní od doručení předžalobní výzvy a podat ji lze do tří let, aby nedošlo k promlčení dluhu.
V žalobě označte soud, u kterého spor povedete, strany řízení, celkový popis situace včetně důkazů a návrh řešení.
Podání provedete na webu Ministerstva spravedlnosti ,opatříte jej zaručeným elektronickým podpisem a uhradíte soudní poplatek.
Budete-li úspěšní, můžete získat soudní rozhodnutí umožňující exekuci. Alternativou je pak elektronický platební rozkaz.
Promlčení nezaplacené faktury?
Promlčecí lhůta začíná běžet den po termínu, kdy byla faktura splatná, a činí 3 roky.
Jak se tomu celému kolotoči vyhnout?
Chtěli byste celému martyriu okolo neuhrazených faktur předejít? Že budou vaši zákazníci vždycky solidní vám nikdo bohužel zaručit nemůže, nicméně když se při jejich výběru zaměříte na následující body, můžete nepříjemným situacím lehce předejít.
- Zákazníky si prověřujte. Však to znáte - důvěřuj, ale prověřuj. V podnikání to pak platí dvojnásobně. Pokud se vám na budoucím klientovi něco nezdá, mrkněte na jeho webové stránky, případně sociální sítě. Projděte si registry dlužníků a příslušné rejstříky, abyste o něm zjistili podrobnosti a zda-li je spolehlivý.
- Zálohové faktury. Ať už se jedná o práci za pár stovek nebo zakázku za několik (set) tisíc, naučte se pracovat se zálohami. Vy budete mít jistotu alespoň částečného krytí nákladů a zákazníka bude uhrazená záloha motivovat k včasnému doplatku, protože už přece má něco investováno.
- Písemná smlouva. Protože co je psáno, to je dáno. I když lze závazek uzavřít i ústně, chtějte mít vždy vše černé na bílém. Do smlouvy uveďte veškeré podrobnosti, včetně termínů, přesné částky a platebních podmínek. Pokud smlouvu sjednanou nemáte, potvrďte si vše alespoň písemně e-mailem.
- Sankce za pozdní platbu. Sjednejte si je hned při domlouvání spolupráce, ať máte vy i zákazník jasno od začátku. Sankce mohou zahrnovat úroky z prodlení nebo pevně stanovené pokuty, které by také měly být uvedené ve smlouvě. Ze zákona máte v případě prodlení s úhradou faktury nárok na úrok, jehož smluvní výše může být sjednána vyšší, než zákon stanovuje.
- Prodej pohledávky. Pokud selžou veškeré předchozí kroky, máte možnost pohledávku prodat společnosti, která se na vymáhání dluhů specializuje. V tomto případě platí, že čím mladší pohledávka, tím lepší podmínky prodeje, takže pokud víte, že se úhrady nedočkáte, s prodejem pohledávky neotálejte. Nezapomeňte o tomto kroku informovat dlužníka s tím, že došlo ke změně věřitele. Že tomu tak je můžete dokázat například dodejkou.
Abyste z neproplacených faktur neměli noční můry, uzavírejte smlouvy písemně a veškerou komunikaci si raději dokumentujte. Najděte spřízněného pomocníka v zálohových fakturách a nechte si úhradu zaplatit předem. I tím můžete snížit riziko, že za nějakou dobu budete nahánět dlužníky. Využívejte chytrý fakturační program Vyfakturuj.cz, který vám pomůže nejen ze zálohovkami, a nahánějte raději ušetřené volné chvíle.
