Máte své účetnictví v pořádku, nebo by vám případná daňová kontrola „vyprášila kožich”? Jednou ze základních povinností podnikatele je daňová evidence a skladování účtenek. Na první pohled zbytečná administrativní zátěž, kterou díky digitalizaci zvládnete levou zadní. Jak správně účtenky skladovat, jak si ušetřit práci a na co si dát pozor?
Hromadíte nejen doma, ale i v kanceláři tuny malých papírků v podobě účtenek? Máte je v krabici nebo v zásuvce a představa, že v nich hledáte tu jedinou správnou kvůli reklamaci nebo doložení nákladu, vás budí ze spaní? Nejste v tom sami. Takových „tradičních sběračů” účtenek je nespočet. Všichni máte jednu věc společnou - přiděláváte si zbytečnou práci.
Vyberte si vhodný způsob archivace!
Evidovat doklady o nákupu, ať už kvůli případné reklamaci zboží, nebo pro úřady, je na místě. Díky digitalizaci to ale nemusí být noční můra. Převodem papírových účtenek a faktur do digitální podoby splníte svoji zákonnou povinnost a dodržíte archivační dobu 5 let bez rizika ztráty nebo vyblednutí.
- Fyzické skladování účtenek je rozhodně náročné na místo. Nevýhodou je pak listování na konkrétní účtenku. Orientaci v dokumentech si usnadníte přiřazením pořadového čísla. Podobný systém využívají účetní. Účtenky se vyplatí skenovat kvůli postupnému blednutí.
- Digitální (elektronické) skladování účtenek je moderní a snadno se v naskenovaných účtenkách vyznáte. Vyhledávání zabere pár sekund a vaše účetnictví bude přehlednější. I vaše účetní bude ráda a snadněji vám vytvoří daňové přiznání. S digitální archivací nemusíte po uplynutí prekluzivní doby (tzn. kdy končí zákonem daná archivační doba) řešit případnou skartační lhůtu dokumentů kvůli úspoře místa.
Proč se vyplatí skladovat účtenky v elektronické podobě?
Elektronická archivace účetních dokladů nabízí mnoho benefitů, které u fyzických účtenek nejsou možné. Jako podnikatel máte povinnost uchovávat originální doklad. To znamená, že i když si účtenku oskenujete, pro případnou daňovou kontrolu stejně potřebujete originál. Tyto tipy vás určitě přesvědčí.
Snadnější vyhledávání mezi dokumenty
Naskenovanou účtenku stačí přehledně pojmenovat, třeba v tomto formátu:
Snadno tak dohledáte kteroukoliv účtenku, ať už podle data, zboží nebo obchodu. Vše pak v cloudu srovnáte do složek a archivů. Do jména účtenky si také můžete dát pořadové číslo, pod kterým najdete originální účtenku v šanonu.
Fakturační aplikace Vyfakturuj.cz nabízí funkci štítků, které vám usnadní orientaci v příjmech a nákladech.
Fotka zabírá malé místo v cloudu
Zdá se vám fotka velká? Použijte kompresní aplikaci obrázků (tinyPNG). Jistě oceníte i zabalení do souboru formátu *.rar, *.zip a podobně.
Digitální účtenka nevybledne
Účtenkám nesvědčí teplo, vlhko a uzavřený prostor. Špatně uchované účtenky nevydrží po archivační lhůtu účetních dokladů.
- Naskenovaná účtenka zůstane stále čitelná i za 5 nebo 10 let.
- U digitálních dokumentů nemusíte řešit, jak dlouho archivovat smlouvy, dokumenty, faktury…
- Pro případnou daňovou kontrolu budete mít všechny účtenky a daňové doklady k dispozici.
Optické rozpoznávání znaků
Optické rozpoznávání znaků (OCR) je funkce, která převede skenovaný dokument na text, který lze na počítači upravit. Najdete ho u skenerů nebo mobilních aplikací, které převádí tištěný text na digitální. Aplikace nebo zařízení automaticky detekuje písmena a převede je do digitálního dokumentu (PDF).
Skenování účtenek
Přemýšlíte o digitalizaci? Skenování je jednoduché a praktické.
Skenovat účtenky můžete několika způsoby:- skenerem - účtenky si v klidu naskenujete doma nebo v práci. Moderní multifunkční zařízení mají zabudovaný skener a tiskárnu. Vyberte si zařízení s chytrou funkcí optického rozpoznávání znaků (OCR) a vytvořte si PDF soubor,
- mobilním telefonem - buď klasickým foťákem do formátu *.jpg a *.png nebo aplikací, která disponuje OCR funkcí,
- mobilní aplikací Vyfakturuj.cz - stáhněte si mobilní aplikaci Vyfakturuj.cz a všechny účtenky, které se týkají vašeho podnikání, si nahrajte rovnou do aplikace.
Zvyknout si fotit účtenky je otázka několika dní. Znáte 21denní výzvy? Dejte si podobnou výzvu a 21 dnů skenujte každou účtenku, kterou dostanete. Vyfotit účtenku a nahrát ji do cloudu zabere pár sekund. Oproti tomu, když přijdete večer domů, máte jiné myšlenky než založit všechny účtenky. I jedna ztracená nebo vybledlá účtenka může mít neblahý vliv na vyměření a stanovení daně. Hlídejte si proto každou účtenku a veďte své účetnictví zodpovědně.
Chytří lidé reklamují zboží bez originální účtenky!
K reklamaci stačí digitální účtenka nebo jakýkoliv jiný důkaz o proběhlém obchodu. Nezapomeňte, že do vedení účetnictví patří i dobropisy a storna faktur!
- Reklamaci zboží, které jste platili kartou, potvrdíte výpisem z účtu.
- K reklamaci zboží placeného hotově potřebujete originální účtenku nebo fotku účtenky.
- Reklamaci bez účtenky provedete v obchodech s jedinečným zbožím na trhu (například boty značky Baťa).
Jak vám Vyfakturuj.cz usnadní skladovat účtenty?
Využijte funkci evidence nákladů a každou účtenku
si řádně zaevidujte do aplikace Vyfakturuj.cz.
Ke každé naskenované účtence je možné do aplikace zadat podrobné údaje.
Snadno využijete funkci přidat náklad i v mobilní aplikaci Vyfakturuj.cz, kde si jednoduše vyfotíte účtenku (nebo fakturu) přímo do aplikace.
Pro plátce DPH je v mobilní aplikaci u nákladů připravena funkce členění DPH a nastavení způsobu výpočtu daně.
Ve webové aplikaci Vyfakturuj.cz jistě vaše účetní využije funkci exportu podkladů pro přiznání k DPH a kontrolní hlášení.
