Chtěl po vás někdy zákazník cenovou nabídku a vám zamrzl úsměv na rtech, cože to vlastně požaduje? Netřeba mít žádné obavy! Jedná se o dokument, který vám v některých situacích může dokonce vytrhnout i trn z paty.
Co to je cenová nabídka?
Cenovou nabídku zpravidla požadují zákazníci po dodavatelích zboží a služeb ve chvíli, kdy shání toho pravého pro naplnění svých představ.
Například: Pan Novák chce mít na zahradě pergolu. Na internetu si vyhledá řemeslníky, kteří pracují se dřevem a stavbu pergoly mají v nabídce. Jelikož chce mít jasnou představu, jak to bude vypadat, kdy bude pergola postavená a kolik to celé bude stát, požádá je o cenovou nabídku. Potom si je všechny v klidu porovná a zvolí tu pravou.
Z vašeho pohledu dodavatele lze cenovou nabídku vidět zase takto: Jedná se o dokument, po jehož přečtení se potenciální zákazník stane skutečným zákazníkem a přinese vám peníze. A to už přece stojí za to, začít s cenovou nabídkou pracovat, a vyladit si ji tak, aby vám díky ní přicházeli noví zákazníci.
Jakmile zákazník cenovou nabídku přijme, stává se závazným dokumentem, na jehož základě jste povinni dodat předmět cenové nabídky. Zákazník se zase zavazuje uhradit stanovenou cenu.
V čem vám tedy vystavení cenové nabídky může pomoci?
- Stanovení přesné ceny. Vy i zákazník dopředu jasně víte, kolik produkt nebo služba bude stát. Nevznikne tak prostor pro nedorozumění ohledně výše ceny.
- Transparentnost. Cenová nabídka přesně stanovuje, o jaký produkt nebo službu se jedná, za jakou cenu, v jakém termínu bude dodána. Čím podrobněji cenová nabídka bude zpracovaná, tím lépe. Přejdete tak nedorozumění a pochybám.
- Rozhodnutí zákazníka. Ten bude jasně vidět, jestli si vás může dovolit vzhledem ke své finanční situaci.
- Přehledné finance. Cenová nabídka může tvořit důležitou součást vašeho finančního plánování. Pomůže vám odhadnout očekávané příjmy a předpokládané náklady související s výrobou nebo poskytováním služeb.
Další výhody zpracování cenových nabídek
Kromě bodů uvedených v předchozí kapitole má cenová nabídka také další výhody, které usnadní život nejen vám, ale i vašim zákazníkům.
Primárně se vyhnete zdlouhavým hovorům se zákazníkem. Ten může mít ohledně poptávané služby nespočet dotazů (o ceně, materiálu, podmínkách…). Pokud mu předložíte cenovou nabídku, která bude obsahovat vše podrobně rozvedené, ušetříte oběma stranám spoustu času i nervů.
Kvalitně zpracovaná cenová nabídka působí profesionálně. Zákazník vidí, že máte vše pečlivě promyšlené a máte znalosti a přehled o souvislostech. O posílení důvěry směrem k vám nemluvě.
Komunikace se díky předložené cenové nabídce stává jasnou a přehlednou. Uvedením podrobných informací se vyhnete šumům, pozdějším úpravám a předělávkám zakázky.
Cenová nabídka za pár chvil
Vhodná platforma
Cenovou nabídku můžete v podstatě naklikat v jakémkoliv textovém či tabulkovém editoru. Zní to sice jednoduše, ale v takovýchto případech hrozí, že zapomenete uvést některou z důležitých náležitostí. Proto neváhejte a zapátrejte na internetu po šikovném programu, který vám ji vytvoří se vším všudy.
Příkladem může být třeba fakturační systém Vyfakturuj.cz. Nejen, že zde cenovou nabídku vystavíte na pár kliknutí, Vyfakturuj.cz vidí ještě dál. Na základě rozhodnutí zákazníka můžete cenovou nabídku označit jako přijatou nebo nepřijatou. S přijatou cenovou nabídkou pak můžete dále pracovat - vystavíte z ní např. objednávku a po úhradě také fakturu. Veškeré vystavené doklady spolu budou propojené, takže se lehce zorientujete, když budete později něco dohledávat.
Důležité náležitosti cenové nabídky
Aby byla cenová nabídka platným dokladem, musí obsahovat následující informace:
- Informace o dodavateli - název firmy nebo jméno a příjmení, sídlo, adresu, IČO/DIČ, telefon i e-mailovou adresu.
- Informace o odběrateli - stejné jako u dodavatele. Více je v tomto případě lépe.
- Číslo cenové nabídky.
- Datum vystavení - tedy kdy jste cenovou nabídku zákazníkovi učinili.
- Datum vypršení platnosti cenové nabídky - do kdy je možné ji přijmout.
- Popis položky, tedy přesný popis zboží nebo služby, které se nabídka týká.
- Množství a jednotkovou cenu - jedná-li se například o výrobu zboží, tak kolik kusů bude přesně zhotoveno, případně jaký počet hodin nad zakázkou strávíte. Zde můžete vyčíslit také všechen materiál, který použijete, počty kusů a jejich jednotlivé ceny.
- Celkovou cenu (s DPH nebo bez dle toho, jestli jste ne/plátci).
- Konkrétní podmínky - možné příplatky, zpoždění práce, podrobnější platební podmínky… To vše lze uvést přímo v dokumentu, případně v doprovodném e-mailu.
Uveďte i podrobnosti
Jelikož je ve vašem zájmu, aby zákazník nabídku přijal, nebojte se v ní rozvést podrobnosti. Čím detailněji cenovou nabídku zpracujete, tím vyšší máte šance, že ji zákazník přijme. Jednak uvidí, že jste se nad celou situací pořádně zamysleli, a také, že své práci dobře rozumíte a víte, co je třeba. Pokud chcete mít cenovou nabídku opravdu na profesionální úrovni, zahrňte do ní nebo doprovodného emailu například:
- Technické specifikace - podrobnosti ohledně technických údajů, jako je typ zařízení, jeho výkon, rozměry, hmotnost, kapacita baterie…
- Dotace a daňové výhody - zda-li je možné na zakázku využít nějakou formu státního příspěvku či daňovou úlevu.
- Montáž a instalaci - detaily ohledně plánované montáže a instalace zakázky, tedy jak dlouho potrvá, jakým způsobem bude provedena a na jakém místě...
Než cenovou nabídku pošlete do světa
1. Mějte dostatečně zpracované vstupní informace. Se zákazníkem si ujasněte jeho představu o tom, jak by zboží nebo služba měla finálně vypadat, co potřebuje.
2. Ujistěte se, že zajistíte, aby výsledek reálně odpovídal vytvořené nabídce. Zákazník nepotřebuje žádná překvapení, jak v podobě zboží/služby, tak v jeho ceně.
3. Ujistětese se, že je nabídka dostatečně podrobná a přehledná a zákazník jednotlivým položkám rozumí.
4. Cena je transparentní a jasně daná. Jedná se o první informaci, která zákazníka zpravidla zajímá, neměla by tedy být zavádějící a nepřesná. Jinak nebudete působit solidně.
5. Pokud je to možné, připojte pro lepší představu zákazníka vizualizaci produktu/služby. Rozhodování pak pro něj bude jednodušší.
6. Zbytečně to neprotahujte. Cenová nabídka by měla být vyladěná, ale pokud na ni bude zákazník čekat týdny, sáhne nakonec po nabídce konkurence.
Nastavení správné ceny aneb cenová strategie
Stanovení samotné nabídkové ceny může být trošku oříšek. Jak postupovat, aby byla pro zákazníka atraktivní a přijatelná a vy jste na zakázce vydělali?
Začněte průzkumem trhu a zjistěte, jak je na tom s cenami vaše konkurence. Dále se zaměřte na vaši cílovou skupinu zákazníků. Budou ochotni investovat a zaplatit si za kvalitu? Je třeba mít na paměti, že dlouhodobě nelze nabízet své zboží a služby pod cenou, to byste mohli skončit dříve, než pořádně začnete.
Zapátrejte na internetu, poptejte odborníky a najděte si metodu, která bude pro vaši cenotvorbu ta pravá. Nikdy však nezapomeňte na:
- Fixní náklady. Existují vždy za každé situace, i když zrovna nebudete vyrábět nebo poskytovat službu. Patří do nich poplatky, které zkrátka zaplatit musíte - telefon, internet, energie, nájem…
- Variabilní náklady. Jsou spojené s konkrétní zakázkou, takže se mohou měnit. Zahrnují spotřebu konkrétního materiálu, čas pracovníka (váš, případně vašich spolupracovníků), doprava materiálu, pohonné hmoty…
- Zisk. Abyste z toho něco měli. Stanovte jej s ohledem na situaci na trhu, konkurenci a vaši cílovou skupinu zákazníků.
- Marže = výnos z prodeje ≠ zisk. Marže lze vypočíst pomocí následujícího vzorce: (prodejní cena – nákupní cena) / prodejní cena x 100. Výsledek nám vyjde v procentech a je jím hrubá marže. S tou je však třeba dále pracovat, abyste získali relevantní data.
Cenová nabídka není cenový odhad
Na první pohled se může zdát, že jde o pouhé přeřeknutí, ale pozor na to! Cenová nabídka a cenový odhad jsou dva zcela odlišné dokumenty a v konečném důsledku může jejich záměna způsobit pěkně nepříjemné chvilky.
Cenová nabídka
Jak bylo uvedeno výše, cenová nabídka je konkrétní a závazná. Jakmile ji zákazník jednou přijme, není možné ji jakkoliv libovolně upravovat bez souhlasu obou stran. Týká se konkrétní služby nebo produktu, směřuje ke konkrétnímu zákazníkovi a obsahuje jasně danou cenu.
Zavazuje obě strany, dodavatele i odběratele. Dodavatel musí předmět cenové nabídky ve stanoveném termínu dodat a zákazník (odběratel) za toto plnění musí uhradit smluvenou cenu.
Je specifická, jelikož obsahuje informace, které se týkají konkrétního případu. Přesně stanovuje cenu, termíny, podmínky a další podrobnosti, které si mezi sebou strany smluvily. Dotčený zákazník tedy přesně ví, co může očekávat a kolik ho to bude stát.
Cenový odhad
Jak už napovídá název, cenový odhad celou situaci “odhaduje”. Říká tedy, jak by to celé mohlo být.
Jelikož není závazný, je v něm možné dělat různé úpravy a doplňky.Každou takovou změnu nebo úpravu ovšem nezapomeňte adresátovi cenového odhadu sdělit. Otevřenost a jasná komunikace změn může značně posílit důvěru zákazníka směrem k vám.
Cena, která je v odhadu uvedená, je přibližná a v případě potřeby lze měnit. Například s ohledem na skutečně vynaložené náklady, úpravu projektu a podobně.
Cenový odhad narozdíl od cenové nabídky také nebývá tolik podrobný. Uvedené informace jsou obecnějšího rázu, neuvádí detaily a bližší specifikace.
Tak směle do toho!
