Elektronické faktury mají stejnou váhu jako faktury papírové. Stačí dodržet zákonné podmínky a můžete fakturovat o sto šest bez rizika. Co všechno se vyplatí o elektronických vědět?
Elektronická faktura
Přemýšleli jste někdy, jak se zbavit hromady papírových faktur a přitom zůstat v zákonných mezích? Pak pro vás může být elektronická faktura tou správnou cestou. Elektronická faktura (někdy zkráceně e-faktura) je digitální dokument s právní silou papírové faktury. Online fakturace jsou díky postupující digitalizaci a zrychlování veškerých procesů ve světě byznysu stále oblíbenější. E-faktury jsou moderním nástrojem, jak si můžete s druhou stranou předávat účetní a daňové doklady.
Možná jste slyšeli i o digitální faktuře. Co to vlastně je? Digitální faktura je v podstatě „synonymem” pro elektronickou fakturu. Zákon mezi nimi nerozlišuje, obě musí splňovat zákonné náležitosti. Rozdíl můžeme chápat tak, že formáty digitální faktury jsou pro běžného člověka nečitelné. Mezi nejrozšířenější formáty patří např. XML, CSV, ISDOC a JSON. Tyto formáty usnadňují práci např. účetním systémům, které dokážou během několika vteřin vytáhnout z dokumentu veškeré potřebné informace.
Elektronická faktura je mladší a atraktivnější sestrou tradiční papírové faktury
Elektronické faktury a online fakturace jsou díky postupující digitalizaci a zrychlování veškerých procesů ve světě byznysu stále oblíbenější. E-faktury jsou moderním nástrojem, jak si můžete s druhou stranou předávat účetní a daňové doklady. Fakturu klientovi jednoduše odešlete e-mailem nebo datovou schránkou. Neztrácíte čas a neplýtváte penězi za tisk a odeslání faktury Českou poštou.
Už v roce 2018 vydalo Ministerstvo financí a Finanční správa tiskovou zprávu, která potvrzuje, že jsou si elektronické i papírové faktury rovny. Od té doby využívají e-faktury nejrůznější subjekty na trhu. Pro obchodní transakce je používají:
- malí i střední podnikatelé,
- B2B (business-to-business) segment neboli obchodování mezi firmami,
- B2G (business-to-government) segment neboli obchodování mezi obchodníkem a státní správou,
- G2C (government-to-consumer) segment neboli obchodní vztahy mezi státní správou (samosprávou) a občany. Například, v České republice se jako G2C označují například datové schránky, Geoportál České republiky nebo Portál veřejné správy.
Jaké náležitosti nesmí e-faktuře chybět?
Vzhledem k tomu, že hlavním posláním elektronické fakturace je zjednodušení celého obchodního procesu, nečekají na vás v náležitostech faktruy žádné záludnosti. Informace na e-faktuře jsou stejné jako u klasické papírové faktury. Liší se pouze v tom, zda jste, nebo nejste plátce DPH.
Povinné náležitosti jakékoliv faktury:
- Jméno, příjmení a adresa dodavatele i odběratele,
- typ dokladu a jeho označení číslem,
- informace o tom, zda jste, nebo nejste plátce DPH,
- informace o IČO a DIČ, pokud je máte,
- fyzické osoby – informace o zapsání v živnostenském rejstříku,
- právnické osoby (firmy) – informace o zapsání v obchodním rejstříku včetně oddílu a vložky,
- popis zboží či služby,
- cena a množství.
Povinné náležitosti faktury u plátců DPH:
- Jméno, příjmení a adresa, případně sídlo firmy dodavatele i odběratele,
- IČO a DIČ dodavatele,
- typ dokladu a označení číselnou řadou,
- informace o obchodním či živnostenském rejstříku,
- informace o plátcovství DPH,
- základ, sazba a výše daně v Kč,
- popis služby nebo zboží, množství a cena,
- datum vystavení a splatnosti,
- datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP).
U elektronických i papírových faktur plátců DPH musí být podle §34 zákona o DPH zachována věrohodnost původu, neporušenost a čitelnost obsahu, a to po celou dobu životního cyklu faktury. Životní cyklus faktury začíná okamžikem jejího vystavení a končí dobou, po kterou musí být uchovávána neboli archivována.
Jak zachováte věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost obsahu? Pomocí auditní stopy. To znamená, že ke každé faktuře máte další doklady, například objednávku nebo dodací list. Na faktuře může být také elektronický podpis, který se vztahuje ke konkrétní osobě.
Extra požadavek elektronických faktur
Jednou z povinných náležitostí elektronické faktury, kterou u papírové nenajdete, je souhlas odběratele s tím, že fakturu obdrží v elektronické podobě.
Informace o souhlasu s elektronickou fakturou můžete zavést do smlouvy či obchodních podmínek. Za souhlas se ale považuje také to, že odběratel fakturu příjme a zaúčtuje.
Jak funguje online fakturace?
Zapomeňte na vystavování faktur ve Wordu nebo Excelu – to patří do minulosti. Ruční přepisování a úpravy vedou k vyššímu riziku chyb a zbytečně vás okrádají o čas. Fakturační aplikace, jako je například Vyfakturuj.cz, vám celý proces maximálně ulehčí.
Na co můžete využít Vyfakturuj.cz?
- Tvorbu faktur,
- odesílání faktur,
- ukládání faktur.
Aplikace za vás v případě potřeby automaticky zákazníka upozorní na nedodržení splatnosti a po uhrazení označí fakturu za zaplacenou.
S Vyfakturuj.cz posunete svoje podnikání na vyšší úroveň. Stačí se jen zaregistrovat a začít vystavovat faktury. Program vám umožní maximální možnou míru personalizace. Můžete si vybrat barvu faktury, opatřit ji vlastním logem a nastavit si informace, které potřebujete mít na faktuře.
Výhody a nevýhody elektronické fakturace
Každá mince má dvě strany. U elektronických faktur by však stačila pouze jedna strana. Výhod online fakturace je totiž daleko více než nevýhod.
➕ nižší riziko chyb při zpracování faktur
➕ jednoduché vystavení faktury
➕ díky pestré nabídce způsobů placení urychlíte zaplacení faktury
➕ šetříte čas, protože řada procesů je automatizovaná
➕ šetříte peníze
➕ šetříte životní prostředí, protože nepoužíváte papír
➕ přehledná evidence
➕ bezpečné uložení veškerých údajů a dat díky šifrování a heslům
➕ přizpůsobení faktury vaší vizuální identitě
➕ možnost vystavovat faktury odkudkoliv
➖ často je potřeba internetového připojení
➖ čas na osvojení si práce s programem
Zrychlete a zefektivněte své podnikání. Začněte faktury vystavovat elektronicky a užívejte si luxusu dokonalého zjednodušení práce.
