Je povinný (elektronický) podpis, logo a razítko na faktuře?

V dnešní online době se elektronicky vyřizuje téměř cokoliv. Pak nás snad ani nemůže zaskočit, že i faktury nemusí mít pouze papírovou podobu, ale svítí na nás z plochy počítače. Ať už jsou vaše faktury elektronické nebo papírové, neměli bychom zapomínat na logo či podpis.
Jak je tam dostaneme? Pojďme se na to mrknout.

Podpis, razítko a samozřejmě i logo dodávají faktuře prvek důvěryhodnosti. Jednou z častých otázek je, zda je podpis na faktuře povinný? Není. Existuje ale jeden případ, kdy ze zákona faktura musí být podepsaná. Určitě si teď říkáte, jak podepsat fakturu v elektronické formě? Mám ji snad vytisknout, podepsat a zase naskenovat? Jde to i jinak, elektronickým podpisem. Říkáte si, kde si můžu elektronický podpis zařídit? Možná se vám to nebude líbit, ale pošlu vás vystát si frontu na poště nebo na CzechPoint.

Máme tady zákon (č. 563/1991 Sb.) o účetnictví, který říká, že podpis se používá jen na fyzické účetní doklady. Znamená to, že pokud potřebujete zavést do účetnictví faktury přijaté, měly by být opatřeny podpisem při převzetí.

Doklad, který byl vystaven elektronicky a zůstal v elektronické podobě (nikdo ho nevytiskl), se automaticky stává elektronickým dokladem. Tento dokument nepotřebuje podpis.

Některé dokumenty podpis a razítko vyžadují, jiné ne. Záleží pouze na vás, zda-li je na dokument přiložíte. Nicméně podepsaný a orazítkovaný doklad vždycky bude vypadat lépe než nepopsaný list.

Dále je tady zákon o dani z přidané hodnoty § 34 odst. 4 , který se vztahuje na elektronický podpis . Tento paragraf říká, že pokud naskenujeme papírové účetní doklady, musíme je opatřit elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou. Elektronický podpis nebo elektronická značka zaručují věrohodnost oskenovaného dokladu.

E-faktury elektronický podpis nepotřebují.

Výborným pomocníkem pro zpracování podpisů je například program Adobe. Podepsat se můžete myškou, tabletem nebo na čistý papír.

Pokud chcete použít váš opravdový vlastnoruční podpis, postupujte následovně:

Základní pravidlo zní: vzhled prodává. A je tomu tak i v případě loga vaší firmy.

Doporučujeme veškeré vaše myšlenky ohledně loga, včetně barev, obrázků a typu písma, předat grafikovi. Patříte-li mezi kreativce a logo si chcete navrhnout sami, fantazii se meze nekladou. Existuje několik šikovných online programů (např. Canva), které vám s tím pomůžou.

Záleží na tom, k jakému účelu bude logo sloužit. Pokud jej budete vkládat na dokumenty, postačí vám klasický formát PNG. Jakékoliv dodatečné úpravy se však projeví na kvalitě obrázku.

Ideálním formátem je SVG, který byl vytvořen přímo pro webovou grafiku. Tam je možná jakákoliv úprava, aniž by byla na úkor kvality. Nezapomeňte se však ujistit, že vámi používané nástroje tento formát podporují.

Logo máte na dokumentech zejména proto, aby vaši firmu prezentovalo. Nemělo by překážet důležitému textu. Jako první se člověk zaměří na horní část dokumentu. Z tohoto důvodu se logo umisťuje do levého horního rohu. Jelikož čteme zleva do prava, intuitivně se do tohoto místa podíváme v prvním momentu.

Co se velikosti loga týče, vždy je třeba přemýšlet o velikosti dokumentu, na který logo chceme vložit. Většina systémů vám napoví, jaká velikost bude nejlepší.

Těchto rad je dobré se držet!

Parádu vám u podpisu může dělat také razítko. V online aplikacích si můžete vytvořit vlastní razítko nebo si k podpisu na list papíru přidáte otisk svého razítka.

V tomto případě bude lépe vypadat, když nejdříve razítko otisknete a poté se podepíšete. Buďte precizní a dávejte pozor na rozmazání a šmouhy.

Vyfakturuj.cz podporuje přidání loga, podpisu, razítka i možnost upravit vzhled faktur . Faktury si přizpůsobíte tak, aby se opravdu líbily nejen vám, ale i vašim zákazníkům! Logo i razítko s podpisem nahrajete do aplikace Vyfakturuj.cz na pár kliknutí.

Systém vám doporučí, v jaké velikosti má obrázek být, aby bylo logo na dokladu zobrazené kvalitně. Soubor pak nahrajete jednoduše ze svého počítače. Jeho velikost by neměla přesáhnout 1 MB. Logo do našeho systému můžete nahrávat ve formátu GIF, JPG, PNG nebo SVG.

Vkládání podpisu (s razítkem či bez) na doklady je stejně jednoduché jako vložení loga. Systém vám opět poradí, jaké vlastnosti by měl obrázek mít, aby bylo zobrazení na dokladu ideální. A pokud by vám přeci jen bylo něco nejasné, neváhejte navštívit webové stránky naší nápovědy. Tam je vše dopodrobna popsané!

Co říci závěrem? I když je zobrazení loga, razítka či podpisu stále na mnoha dokumentech dobrovolné, vy nad jejich vložením příliš nepřemýšlejte. Dokument s logem, podpisem i razítkem vašeho klienta nejen zaujme, ale bude na něj působit také důvěryhodněji.