Výhody online fakturace. Šetřete, kde to má smysl. Online fakturace vydělává

Obsah:

Začínáte podnikat a přemýšlíte, jak to uděláte s agendou ohledně účetnictví a faktur? Nebo už podnikáte, ale rádi byste svou fakturaci posunuli na vyšší úroveň? Tak zvažte fakturaci online.

V dnešní době je zcela běžné vystavovat faktury elektronicky. Ruku na srdce, napadlo by vás ještě vůbec fakturu vypisovat ručně na arch papíru? Této formě fakturace už dávno odzvonilo, dnes se faktury vystavují minimálně v excelu. Online prostor však nabízí mnohem zajímavější možnosti pro vystavení faktury – účetní a fakturační systémy. Pojďme se teď na tyto nástroje pro fakturaci podívat blíže.

Online program pro fakturaci? Rozhodně ano!

Vystavovat faktury v tabulkovém nebo textovém procesoru může být fajn, rozhodně však nemůžeme mluvit o nějakém ulehčení práce. Tu vám poskytnou plně automatizované fakturační programy.

Excel nebo word. Sice v nich můžete najít základní šablony pro tvorbu faktur, tím to ale končí. Při fakturaci si budete muset ohlídat, aby měla faktura správné číslo, ale také, aby splňovala zákonem požadované náležitosti. Přístup k faktuře pouze z vašeho počítače zřejmě nemusíme ani zmiňovat.
Účetní programy, jako například Pohoda nebo Money. Jedná se o komplexní účetní nástroje, které využijí především střední a velké firmy. Obsahují funkce pro plnou účetní agendu, včetně té mzdové. Jedná se o finančně náročnější řešení, které vám zajistí vše, co vaše účetní mohou potřebovat.
Fakturační systém, například Vyfakturuj.cz. Jelikož je tento program online, nemusíte si jej stahovat do počítače a přístup k fakturaci budete mít kdykoliv a odkudkoliv, kde je připojení k internetu. Pro vytvoření faktury vám postačí i mobil nebo tablet a doklad můžete odběrateli poslat hned, jakmile jej vystavíte, přímo ze systému. Online fakturační systémy jsou zcela automatizované, mohou vám poskytnout různé statistiky nebo například párují doklady s uhrazenými platbami.

Jak vybrat ten správný fakturační systém?

Mrkněte na internet, co svět online fakturace nabízí. Potom promyslete, co potřebujete vy a zaměřte se především na:

Uživatelskou přívětivost. Pokud tomu, jak systém funguje, neporozumíte hned od začátku, zřejmě vám práci příliš neusnadní.
Požadované funkce. Potřebujete vystavovat jen faktury, nebo se vám bude hodit také jiný typ dokladů? Jste plátce DPH a potřebujete podklady pro přiznání a kontrolní hlášení? Zvolte systém, který to umí.
Automatizace procesů. Mají se doklady automaticky označovat jako uhrazené, jakmile přijde platba? Chcete automaticky upozornit odběratele, že je faktura po splatnosti? A co takové pravidelné měsíční faktury?
Podpora a zákaznický servis. I když si s fakturačním programem můžete skvěle rozumět, je dobré mít možnost obrátit se v jakékoliv situaci na kvalitní zákaznickou podporu, která vám případné dotazy zodpoví.
Integrace s dalšími nástroji. Přemýšlíte o možnosti online platby prostřednictvím platební brány? Pak by měl jít systém na tuto platební bránu napojit.

Jak začít fakturovat?

Fakturační nástroj máte vybraný? Výborně, pak vám už nic nebrání v tom, vrhnout se na fakturaci.

Na úvod si ujasněte jednu důležitou věc: Jste plátce nebo neplátce DPH? Podle toho budou vaše faktury daňové nebo účetní doklady. O to se však dál starat nemusíte, zpravidla postačí ne/plátcovství zadat do systému a ten si s tím už poradí.

Pro příklad uvažujme právě zmíněné Vyfakturuj.cz.

Registrace do systému je otázkou pár minut, pokud ji budete vyplňovat ručně, a pár sekund, pokud vyplníte své IČO a veškeré údaje necháte načíst.
Nastavíte základní údaje pro fakturaci, tedy své fakturační údaje, ne/plátcovství DPH, bankovní účet, na který vám budou faktury hrazeny. Dále si můžete přizpůsobit vzhled faktury, její splatnost, texty souvisejících e-mailů a mnoho dalšího.
Pak už jen vystavíte první fakturu…
…a zašlete ji zákazníkovi.

Potřebujete rychle vystavit fakturu? Pak určitě využijete možnost fakturace v mobilní aplikaci.

Náležitosti faktury

To, co by měla faktura obsahovat, se odvíjí od toho, zda-li jste nebo nejste plátci DPH.

Neplátci DPH vystavují nedaňové doklady, tedy jejich faktury nebo účtenky nezahrnují DPH. Říká se jim také účetní doklady a řídí se zákonem o účetnictví.

Plátci DPH vystavují daňové doklady, jejich faktury či účtenky už DPH zahrnují a jejich podoba se řídí zákonem o DPH.

Náležitosti, které by měla faktura obsahovat, pak lze rozdělit na povinné a nepovinné. Povinné jsou stanovené zákonem a jejich uvedení na fakturu je striktně vyžadováno. Nepovinné náležitosti můžete uvádět dle svého uvážení, nicméně doporučujeme je na fakturách mít také (sem je například zahrnuta informace o neplátcovství DPH).

Náležitosti faktury	Plátce DPH	Neplátce DPH
Jméno, příjmení, adresa nebo název firmy a sídlo dodavatele	✅	✅
Jméno, příjmení, adresa nebo název firmy a sídlo odběratele	✅
IČO	✅	✅
DIČ	✅
Údaj o tom, v jakém je dodavatel zapsán rejstříku (obchodním nebo živnostenském nebo v jiné evidenci)	✅	✅
Typ dokladu a číslo	✅	✅
Popis zboží nebo služby	✅	✅
Cena a množství	✅	✅
Základ daně, sazba daně a výše daně v českých korunách	✅
Datum vystavení	✅	✅
DUZP	✅
Datum splatnosti	✅
Informaci o tom, že nejste plátci DPH		✅

Faktury vydané a přijaté

V podnikání se setkáte se dvěma hlavními typy faktur: vydanými a přijatými.

Vydané faktury. Tyto faktury vystavujete vy svým zákazníkům – vydáváte je. Jsou to doklady, na jejichž základě očekáváte platbu za dodané zboží nebo služby. Vydaná faktura je pro vás tedy pohledávkou.
Přijaté faktury. Jedná se o faktury, které obdržíte od svých dodavatelů. Na základě přijaté faktury vy platíte za přijaté zboží nebo služby. Přijatá faktura představuje váš závazek vůči dodavateli.

Druhy faktur

Kromě klasické faktury, která je základním daňovým, potažmo účetním, dokladem se můžete setkat ještě s několika dalšími typy dokladů, které lze při podnikatelské činnosti využívat.

Zálohová faktura je nedaňový doklad, který můžete využít v případě, kdy potřebujete od zákazníka, aby uhradil určitou částku předem. Zálohových faktur můžete vystavit několik a mohou být na různé částky.
Proforma faktura je také typ nedaňového dokladu, který se podobá zálohové faktuře. Rozdíl je v tom, že je proforma vystavená na celou částku, která má být uhrazena předem.
Koncová faktura, známá také jako vyúčtovací. Tento doklad je už daňový (případně účetní) a vystavuje se tehdy, pokud jste zákazníkovi vystavili zálohovou fakturu nebo proformu. Obsahuje informace, kterých záloh nebo proformy se týká a zaznamenává se do účetnictví.

Nejčastější chyby při fakturaci a jak se jim vyhnout

Dvakrát měř a jednou řež – tohle se vyplatí mít na paměti také před tím, než svou fakturu pustíte do světa. Doporučujeme raději si fakturu pořádně překontrolovat, než:

Mít chybné nebo neúplné údaje.
Špatné datum vystavení nebo splatnosti (případně zcela chybějící).
Nejasný a nekonkrétní popis zboží nebo služby.
Špatně uvedená sazba DPH v případě plátců.
Nesprávná měna nebo kurz při fakturaci do zahraničí.
Zkomolené IČO a jiné lahůdky.

Vsaďte na online fakturaci a podobným nepříjemnostem se vyhněte. Vyfakturuj.cz pohlídá, že doklady od plátců i neplátců DPH vždy obsahují to, co mají. Povinné náležitosti nastavíte hned po registraci a pak už nemusíte na nic myslet, systém informace převezme a propíše do každé vystavené faktury. Fakturujte chytře a bez starostí, odkudkoliv a kdykoliv.

Vyzkoušet zdarma