Zálohová faktura a proforma faktura

K čemu zálohová faktura slouží a jaký je rozdíl ve vystavení na plnou cenu nebo pouze její část? Jak je to s navazujícími doklady? Podívejte se do tohoto článku, který reflektuje právní předpisy i současné prostředí účetní praxe.

Zákon tento pojem nedefinuje, stejně jako mlčí o náležitostech. Zálohová faktura není daňovým ani účetním dokladem. Je to dokument, který se používá jako pokyn k zaplacení zálohy. Bližší vysvětlení pojmu zálohová faktura je nejvýstižnější pomocí účelu, ke kterému velmi dobře slouží.

Jak už bylo uvedeno, zálohová faktura je užitečný dokument, který se využívá jako pokyn (pro odběratele zboží nebo služby) k zaplacení zálohy nebo celé částky, a to před poskytnutím služby či dodáním výrobku. Lze tak předcházet neuhrazeným fakturám a problémům s dlužníky.

Při rozlišení pojmu zálohová faktura a proforma faktura a určení, co daný pojem znamená, vyjdeme z praxe (zákon nedefinuje ani jeden termín). Jaký význam má proforma faktura? Proforma faktura je pojem, který se využívá pro dokument vystavený na plnou cenu (můžete se proto setkat s označením plná zálohová faktura). Jedná se tedy o předpis platby celkové částky před poskytnutím služby nebo dodáním zboží, poskytuje odběrateli informaci, jakou částku má předem zaplatit.

Oproti tomu zálohová faktura (nebo také částečná zálohová faktura) slouží jako předpis dílčích plateb předem. Hlavním rozdílem tedy je, že umožňuje příjem platby části celkové ceny, a to ve formě zálohy (zálohové platby).

Jak jistě tušíte, zálohovou fakturou by transakce neměla končit. Podíváme se, jak je to s navazujícími doklady, a to včetně rozlišení případu plátce/neplátce DPH. V případě proforma faktury by měla následovat faktura jako taková, tedy řádný dokument, který už může sloužit jako účetní nebo daňový doklad.

Skutečně profesionální nástroj pro fakturaci vystavuje související doklady automaticky, ať už se jedná o příjmový (neplátce DPH) nebo daňový (plátce DPH) doklad. I s koncovou fakturou dokáže pomoci (povinné náležitosti, načítání dat z ARES, párování s bankou apod.) Ušetříte tak spoustu času a energie.

V případě zálohové faktury vystavené pouze na část celkové ceny je třeba po jejím uhrazení zajistit vytvoření příjmového dokladu (nejste-li plátce DPH) nebo daňového dokladu (pokud jste plátce DPH). Po dodání služby nebo zboží je pak nutné vystavit řádnou (koncovou, konečnou) fakturu, na které budou jednotlivé zálohy uvedeny.

Usnadněte si složité papírování, které se zálohami souvisí. Po uhrazení proforma faktury online fakturační systém Vyfakturuj.cz automaticky vystaví řádnou fakturu, do které sám zaznamená informaci, z jaké proforma faktury vznikla. Můžete si dokonce nastavit, že bude automaticky označena jako uhrazená.